1 Qué es el DeCA y qué ha cambiado
El documento de control administrativo existe desde 2013 (Orden FOM/2861/2012): acompaña a cada envío de transporte público de mercancías por carretera y recoge quién contrata, quién transporta, origen y destino, mercancía y peso, fecha y matrículas. La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible lo convirtió en obligatoriamente electrónico desde el 5 de octubre de 2026, y la Resolución de 5 de junio de 2026 fijó cómo tiene que ser: un PDF generado antes de salir, con fecha y hora de creación, un código QR y una dirección de internet desde la que cualquier agente pueda descargarlo directamente.
- No es una aplicación del Ministerio. Cada empresa necesita una, propia o contratada. No hay que registrarla, certificarla ni comunicar nada a la Administración.
- Dónde se exige: transporte público de mercancías con origen y destino en España (incluido el que hace aquí un camión extranjero). No se exige en el transporte internacional (se usan los documentos de los convenios, como el CMR), en el transporte privado complementario (con tus propios camiones para tu propia mercancía) ni en los casos exentos: transportes que no necesitan autorización, mudanzas, vehículos averiados en vehículos especiales y paquetería de pocos bultos que una persona pueda manipular.
- No hay periodo de gracia: desde el 5 de octubre de 2026 la falta de DeCA se sanciona como la falta del documento de control de siempre.
2 Quién es quién: cargador contractual y transportista efectivo
Es lo que más se confunde y lo que la inspección mira primero. El documento debe identificar a los dos de forma expresa y separada.
- Transportista efectivo
- El titular de la autorización de transporte con la que se hace el viaje. Quien pone el camión. Responde de la fecha, las matrículas y la autorización especial de circulación (datos e, f y g).
- Cargador contractual
- Quien contrata directamente con el transportista efectivo: el dueño de la mercancía, o un operador logístico, agencia, cooperativa o incluso otro transportista que subcontrata el viaje. Responde de sus propios datos, de los del transportista, de origen y destino y de la mercancía y el peso (datos a, b, c y d).
| Situación | Cargador contractual | Transportista efectivo |
|---|---|---|
| Un cliente te contrata y haces el transporte con tu camión | Tu cliente | Tu empresa |
| Un cliente te contrata y tú subcontratas el viaje a otro transportista | Tu empresa (el cliente final no aparece en ese DeCA) | El transportista subcontratado |
| Una agencia u operador logístico te encarga el viaje | La agencia u operador | Tu empresa |
Los dos están obligados a formalizar el documento y a que vaya a bordo. En la práctica lo genera quien tiene la aplicación (normalmente el transportista) y el cargador recibe su ejemplar. En la aplicación eliges tu papel en cada documento con un clic.
3 Prepara la cuenta (el primer día, veinte minutos)
1 Datos de la empresa
Qué ves: el formulario de «Datos de la empresa».
Qué haces: escribe el nombre exacto, el NIF, el domicilio completo y el número de la autorización de transporte. Marca si actúas como transportista efectivo, como cargador contractual (si subcontratas) o ambos. Activa «Enviar el ejemplar al cargador por correo al emitir» para cumplir con los dos ejemplares sin acordarte de nada.
2 Cargadores (tus clientes)
Qué haces: da de alta a cada cliente con nombre o razón social, NIF, domicilio y correo electrónico: a ese correo llegará su ejemplar del DeCA. Pídeles los datos exactos: ellos responden de que sean correctos.
3 Vehículos
Qué haces: añade las tractoras y los semirremolques o remolques por separado, con su tipo. En los conjuntos articulados la ley exige la matrícula de los dos, y así podrás elegirlos en cada documento.
4 Conductores
Qué haces: añade a cada conductor con su correo, marca «Dar acceso a la app» y ponle una contraseña (o deja que le llegue un correo para crearla). Envíale la guía del conductor por WhatsApp: en cinco minutos sabe instalar la app y qué hacer en una inspección.
5 Transportistas subcontratados (solo si subcontratas)
Qué haces: da de alta a los transportistas a los que subcontratas, con su NIF y su número de autorización. En esos viajes tú eres el cargador contractual.
4 Emitir un DeCA (cada viaje, un minuto)
1 Pulsa «+ Nuevo DeCA»
Qué ves: el formulario, con tu empresa ya puesta como transportista efectivo.
Qué haces: elige tu papel (transportista, cargador o ambos) y el cargador del catálogo: sus datos se rellenan solos. Si es un cliente nuevo, escríbelos a mano.
2 Envíos
Qué haces: escribe el lugar de origen, el de destino, la naturaleza de la mercancía y el peso en kilos. Si el peso exacto es de difícil determinación, indica otra magnitud (palés, bultos, litros, metros cúbicos). Puedes añadir varios envíos del mismo cargador en el mismo documento; la ley aclara que el orden no implica secuencia de ejecución.
3 Fecha, vehículo y conductor
Qué haces: fecha del transporte (hoy o un día futuro, nunca pasado), hora prevista, vehículo, y si es un conjunto articulado marca la casilla y elige el semirremolque. Indica la autorización especial de circulación solo si el vehículo circula amparado por una (transporte especial). Elige el conductor: recibirá la copia en su app.
4 Pulsa «Emitir DeCA»
Qué ves: si falta algún dato esencial, la aplicación no emite y te dice cuál y qué artículo lo exige. Si está todo, el documento pasa a «Emitido» con su fecha y hora, su PDF, su código QR y su enlace único.
Qué haces: nada más. Si prefieres dejarlo preparado la tarde anterior, usa «Guardar borrador» y emítelo por la mañana desde el panel.
5 Entregar los dos ejemplares
La Orden exige dos ejemplares: uno para el cargador contractual y otro para el transportista, que lo lleva a bordo. La aplicación lo resuelve así:
- Conductor: en cuanto emites, ve el documento en su app con el PDF y el QR (también sin cobertura). Si tiene correo, además le llega el PDF. Puedes enviárselo por WhatsApp con el botón de la ficha o imprimirlo: la copia impresa debe llevar el QR.
- Cargador: si activaste el envío automático y tiene correo, recibe el PDF al emitir. Si no, usa «Enviar ejemplar» en la ficha, o mándale el enlace por WhatsApp. Él también debe conservarlo un año. Puedes pasarle la guía del cargador para que sepa qué es y qué hacer.
6 Durante el viaje: modificar, nunca anotar a mano
Cambio de tractora o de remolque por avería, otro punto de descarga, peso real distinto, otro conductor. La ley obliga a hacer constar el cambio y prohíbe las anotaciones manuscritas. En la ficha del documento pulsa «Modificar», cambia lo que haga falta y escribe el motivo (obligatorio).
- El QR y el enlace no cambian. El PDF se regenera con los datos nuevos, el motivo y la fecha y hora de la modificación, y los datos antiguos aparecen tachados como «no válidos». La versión anterior se conserva y puede descargarse.
- El conductor ve en su app la etiqueta «modificado v2» y, si tiene correo, recibe el PDF nuevo. El cargador también, si tiene correo.
- Anular: si el viaje no se hace, pulsa «Anular» con el motivo. El PDF del mismo enlace pasa a mostrar «DOCUMENTO ANULADO» y se conserva igualmente.
- Duplicar: para rutas que se repiten, crea el documento de mañana a partir del de hoy en dos clics.
- Marcar servicio finalizado es opcional; sirve para dejar constancia del fin del transporte y, si así lo has configurado, desactivar el enlace público siete días después.
7 Después: conservar un año y poder demostrarlo
Cada documento y todas sus versiones se conservan al menos un año: la aplicación no permite borrar documentos emitidos (los borradores sí). En «Documentos» tienes todos con filtros por fecha, estado y texto, la exportación a Excel y, en cada ficha, las versiones, los envíos de ejemplares y las descargas registradas.
Si algún día dejas el servicio, la cuenta pasa a modo consulta: sigues viendo y descargando tus documentos hasta que todos cumplan el año de conservación.
8 Qué pasa en una inspección
- En carretera: el conductor muestra el QR (o el DeCA con el QR) y el agente descarga el PDF. Si el agente no tiene cobertura, el conductor puede mostrarle el PDF en el móvil.
- En la oficina: la inspección puede pedir los documentos de control del último año. Los tienes en «Documentos»: filtra por fechas, exporta a Excel y descarga los PDF que te pidan, con todas sus versiones.
- Cambios de vehículo: si la matrícula que ve el agente no coincide con la del documento y no hay una modificación que lo explique, es una infracción. Por eso el cambio se hace en la aplicación antes de seguir.
9 Los ocho errores que acaban en multa (y cómo los evita la aplicación)
| Error | Qué dice la norma | Qué hace la aplicación |
|---|---|---|
| Salir sin DeCA o emitirlo después de salir | El fichero debe existir antes del inicio efectivo (Resolución, Primero.2); carencia: art. 141.17 LOTT | No permite fechas pasadas; el panel muestra los viajes de hoy con y sin documento |
| Falta el peso, la mercancía, el origen o el destino | Datos esenciales del art. 6.c y 6.d | No emite y te dice qué falta, citando el artículo |
| Conjunto articulado sin la matrícula del remolque | Art. 6.g | Obligatoria si marcas «conjunto articulado» |
| Cambiar de vehículo y no hacerlo constar | Art. 6.g y Resolución, Quinto | «Modificar» con motivo en treinta segundos, mismo QR |
| Anotar a mano en la copia impresa | Resolución, Séptimo: no se tienen en cuenta | La app del conductor muestra siempre la versión vigente |
| El conductor no lleva copia con QR | Resolución, Séptimo; art. 141.17 LOTT | App con QR sin cobertura, correo, WhatsApp e impresión |
| Confundir cargador contractual y transportista efectivo | Arts. 4 y 6 de la Orden | Selector de papel y catálogos; el PDF los separa de forma expresa |
| Borrar o perder documentos antes del año | Art. 9 de la Orden; Resolución, Segundo.4 | No se pueden borrar; versiones y copias de seguridad |
10 Preguntas frecuentes de la oficina
- ¿Hay que firmar el DeCA?
- No. Si quisieras usarlo con efectos contractuales (como carta de porte), tendría que firmarse con firma electrónica avanzada o cualificada. Como documento de control, no.
- ¿Vale la carta de porte o el CMR como DeCA?
- Un documento de otro tipo vale como documento de control si contiene todos los datos del artículo 6 y diferencia cargador contractual y transportista efectivo. Lo más sencillo es emitir el DeCA y evitar discusiones.
- Soy autónomo con un camión.
- Eres el transportista efectivo. Tu cliente (o la agencia) es el cargador contractual. Mismo procedimiento.
- ¿Un DeCA por viaje o por envío?
- Por envío. Si en un viaje llevas cargas de distintos cargadores, cada uno tiene su DeCA. Si el mismo cargador tiene varias cargas o descargas, pueden ir en un solo DeCA con varios envíos.
- ¿Qué pasa si se cae internet en la oficina?
- La aplicación funciona desde cualquier dispositivo con conexión, incluido el móvil. Los documentos ya emitidos están en el móvil del conductor y en el repositorio.
- ¿Y si subcontrato?
- Eliges «Cargador contractual» en el documento, tu empresa aparece como cargador y el subcontratado como transportista efectivo; a él le haces llegar el ejemplar para su conductor.
- ¿Tengo que comunicar la aplicación o el dominio a la Administración?
- No. La Resolución dice expresamente que el dominio del repositorio no requiere comunicación previa.
11 Lista de comprobación diaria
- Todos los viajes de hoy tienen su DeCA emitido antes de salir (panel, «Viajes de hoy»).
- Cada documento tiene conductor asignado y el conductor lo ve en su app.
- El cargador ha recibido su ejemplar (correo automático o «Enviar ejemplar»).
- Cualquier cambio de vehículo, destino o peso se ha hecho con «Modificar» y su motivo.
- Los borradores pendientes están revisados.