1 Qué es este documento y por qué lo recibe

Si su empresa contrata transporte de mercancías por carretera dentro de España, la ley exige que cada envío vaya acompañado de un documento de control administrativo (Orden FOM/2861/2012). Desde el 5 de octubre de 2026 ese documento es electrónico y se llama DeCA: un PDF con un código QR que el transportista genera antes de que salga el camión. Usted es, en términos legales, el cargador contractual: quien contrata directamente con el transportista. Por eso recibe un correo con su ejemplar del documento cada vez que se hace un transporte para usted.

Si usted es un operador logístico, una agencia de transportes o un transportista que subcontrata el viaje a otro, también es cargador contractual de ese envío.

La obligación es compartida. El cargador contractual y el transportista están obligados a formalizar el documento, y el cargador responde de que sus datos (quién contrata, quién transporta, origen y destino, mercancía y peso) sean exactos (art. 7 de la Orden). La carencia del documento o la falta de datos esenciales es infracción grave (401 a 600 €) y el falseamiento de datos es muy grave (4.001 a 6.000 €) según la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres.

2 Sus tres obligaciones, en una frase cada una

1 Facilitar datos exactos y a tiempo

Al contratar el transporte, dé al transportista su razón social exacta, su NIF y su domicilio, el lugar de carga y el de descarga completos, la naturaleza de la mercancía y el peso en kilos. Si el peso exacto es de difícil determinación (por ejemplo, un camión completo de palés de distintos pesos), indique otra magnitud: número de palés, bultos, litros o metros cúbicos. Hágalo antes de la carga: el documento debe existir antes de que el camión arranque.

2 Conservar su ejemplar durante un año

Guarde el PDF que recibe por correo (o descárguelo desde el enlace del correo) durante al menos un año (art. 9 de la Orden). El enlace de descarga sigue activo durante ese año, pero lo más seguro es archivar el PDF con sus albaranes y facturas.

3 Comprobar y avisar

Revise que los datos del documento son correctos. Si algo está mal (un peso, una dirección, su NIF), pida al transportista que modifique el documento en su aplicación. Nunca corrija nada a mano ni pida al conductor que lo haga: las anotaciones manuscritas no tienen validez.

3 Qué contiene el PDF

Un DeCA: cabecera con número, fechas y QR; cargador contractual; transportista efectivo; envíos; fecha y matrículas; observaciones.

Apartado	Qué es	Quién responde de él
a) Cargador contractual	Su nombre o razón social, NIF y domicilio	Usted
b) Transportista efectivo	Nombre y NIF del titular de la autorización con la que se hace el transporte	Usted
c) Origen y destino	Lugar de carga y lugar de descarga de cada envío	Usted
d) Mercancía y peso	Naturaleza de la mercancía y peso, u otra magnitud si el peso exacto es de difícil determinación	Usted
e) Autorización especial	Solo en transportes especiales que circulan con autorización especial de circulación	El transportista
f) Fecha	Fecha de realización del transporte	El transportista
g) Matrículas	Del vehículo y, si es un conjunto articulado, también del semirremolque o remolque	El transportista
h) Observaciones	Reservas o indicaciones que cualquiera de las partes quiera hacer constar	Quien las incluye

En la cabecera figuran el número del documento, la fecha y hora de creación, la de la última modificación si la hubo, el código QR y la dirección de internet única del documento. Si el documento se modificó, al final aparece el historial con el motivo de cada cambio y los datos anteriores tachados como no válidos.

4 Cómo recibe el ejemplar

El correo con su ejemplar: resumen del transporte, PDF adjunto y enlace de descarga directa.

Le llega un correo del transportista (enviado desde la aplicación) con el PDF adjunto y un enlace. El enlace descarga el PDF directamente, sin usuario ni contraseña: es el mismo que lee el agente al escanear el QR en la carretera.
El enlace es confidencial: contiene una clave aleatoria imposible de adivinar. Compártalo solo con quien tenga derecho al documento.
Si prefiere recibirlo por otro medio (WhatsApp, impreso), pídaselo al transportista: la copia impresa debe llevar el código QR.
Si contrata muchos transportes, puede pedir al transportista que configure el envío automático a un buzón de su departamento de logística o administración.

5 Si el transporte cambia

Si durante el servicio cambia el vehículo, el destino, el peso o cualquier otro dato, el transportista modifica el documento y usted recibe un correo con la nueva versión. El enlace y el QR son los mismos; el PDF indica el motivo del cambio y muestra tachados los datos que ya no valen. Conserve la última versión (las anteriores también quedan guardadas en la aplicación del transportista).

6 Casos habituales

Varias descargas en un mismo viaje: Si el mismo transportista lleva varios envíos suyos, pueden ir en un solo DeCA con todos los envíos identificados. Si intervienen varios transportistas, habrá un DeCA por cada uno.
Transporte internacional: No lleva DeCA: se usan los documentos de los convenios internacionales (carta de porte CMR).
Transporte con sus propios camiones: El transporte privado complementario (su mercancía en sus vehículos con su personal) no lleva DeCA.
Paquetería y mudanzas: Están exentos la paquetería de pocos bultos que una persona pueda manipular, las mudanzas y los transportes que no necesitan autorización.
Usted contrata a un transportista que subcontrata a otro: En ese caso el cargador contractual del DeCA es el transportista que subcontrata, y el transportista efectivo es el que hace el viaje. Usted no figura en ese documento, aunque puede pedir una copia.
Usted quiere emitir los DeCA de sus envíos: También puede: la aplicación permite al cargador contractual crear el documento y hacérselo llegar al transportista. Pida información en contacto.

7 Preguntas frecuentes

¿Tengo que firmarlo?: No. El DeCA no requiere firma.
¿Tengo que instalar alguna aplicación?: No. Basta con recibir el correo y guardar el PDF.
¿Sirve como carta de porte o prueba del contrato?: Es un documento administrativo de control. Si quiere que tenga efectos contractuales, debería firmarse con firma electrónica avanzada o cualificada por ambas partes. Para su relación comercial siga usando su carta de porte, albarán o contrato.
¿Qué pasa con mis datos?: Figuran en el documento por obligación legal. El transportista es el responsable del tratamiento y la aplicación los custodia por su cuenta durante el plazo legal de conservación. Más información en la política de privacidad.
¿Puedo exigir el DeCA al transportista?: Sí, y conviene hacerlo: la obligación y la responsabilidad son compartidas. Si un transportista no se lo entrega, pídaselo por escrito.

8 Lista de comprobación del cargador

He dado al transportista razón social, NIF, domicilio, origen, destino, mercancía y peso exactos antes de la carga.
He recibido el correo con el PDF del DeCA (o el enlace) de cada envío.
He comprobado que los datos son correctos y, si no, he pedido la modificación.
He archivado el PDF (última versión) para conservarlo al menos un año.
No he corregido nada a mano ni he pedido al conductor que lo haga.